Ommen 4.0
Ontwikkeling bedrijfsvoering
In 2024 zijn we halverwege deze raadperiode. Zoals opgenomen in het CUP ook het moment voor de mid term review. Deze behelst ook de ontwikkeling van de organisatie. Specifieke acties zijn ingezet om eind van 2024 de bedrijfsvoering inclusief de dienstverlening aanmerkelijk te hebben doorontwikkeld. Dit onder andere door werken aan doelstellingen die voortvloeien uit het in 2023 gehouden inwonerstevredenheidsonderzoek en het daarop te baseren volgende plan van aanpak verbetering dienstverlening. Ook de interne organisatie krijgt aandacht op basis van de uitkomsten van het in 2023 gehouden medewerkers tevredenheid onderzoek en wordt er fors geïnvesteerd op het bestuurlijk ambtelijk samenspel. Dit uiteraard naast de doorontwikkeling van de strakker sturing op data en control en andere lopende ontwikkelingen. Ondertussen is 2024 het laatste jaar dat wij werkzaamheden uitbesteden aan Hardenberg en zal de definitieve overdracht van taken naar andere partners plaatsvinden. Hierbij wordt zoveel mogelijk gewerkt om de overdracht van taken voor onze inwoners en bedrijven “rimpelloos” te laten verlopen. Naast uitvoerige aandacht voor de communicatie wordt gewerkt met een “warme overdracht" waarbij waar mogelijk al samengewerkt wordt in de laatste maanden van 2024. De ervaringen die wij met deze aanpak hebben zijn erg positief.
Arbeidsmarkt
De huidige arbeidsmarkt heeft negatieve effecten op het verder inrichten van onze eigen (kern) organisatie. Een belangrijk deel van onze medewerkers komt uit het Vechtdal en Zwolle, maar met name bij meer senior functies is dit lastiger. We blijven in die zin een kweekvijver. Dit is ook positief, omdat wij bijvoorbeeld in het afgelopen jaar twee van vier trainees, die in 2021 bij ons zijn gestart, een vast dienstverband hebben kunnen geven. In 2024 kunnen we ook verder met de uitkomsten van het onderzoek van de Radboud universiteit die eind 2023 gereed is gekomen.
De overdracht van werkzaamheden naar een andere partijen verloopt volgens planning. De doorontwikkeling van de regietaken krijgen hierdoor meer vorm een overeenkomstig de houtskoolschets worden de laatste beleidsmatige (op openbaargebied) taken ondergebracht in de eigen organisatie. Het proces voor overdracht wordt in hoofdlijnen gevolg zoals is afgebeeld in onderstaande illustratie.
De ervaringen met werkzaamheden die al zijn overgedragen zijn positief. Voorbeelden hiervan zijn de belastingtaken bij GBLT en de publiekzaken bij de gemeente Twenterand. Als organisatie groeien we hierdoor ook steeds meer in onze regierol en opdrachtgeverschap. De krapte op de arbeidsmarkt en de effecten hiervan worden voor een belangrijk deel opgevangen omdat onze samenwerkingspartners die met een aanzienlijk grotere omvang per taakveld werken. Als organisatie blijven wij hierdoor wendbaar en beperken we onze kwetsbaarheid. Deze wendbaarheid en beperking van kwetsbaarheid wordt versterkt, omdat we waar nodig kunnen schakelen in de "werkvormen" uitbesteden, zelf doen of samenwerken. Het betreft hier in feite de communicerende vaten die begrensd worden door totaal beschikbare middelen voor capaciteitskosten.
Bedrijfsvoering in relatie met begroting en P&C cyclus
In de begroting 2024 is rekening gehouden met een aantal ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering. De belangrijkste hiervan is de stijging van de personele loonkosten door de nieuwe cao. Een ander actueel risico is het probleem op de arbeidsmarkt voor zowel onze eigen organisatie als de aan ons dienstverlenende partijen. Deze risico’s kunnen invloed hebben op de financiën, maar ook op de haalbaarheid van doelstellingen.
Die risico’s melden we in de bestuursrapportages (Berap), door middel van het stoplichtenmodel. Voor een wendbare gemeente die veel van haar taken onder regie laat uitvoeren, is de bedrijfsvoering de basis voor een goede planning en verantwoording voor het gemeentebestuur en het geven van goede informatie om beleidskeuzes te kunnen maken.
Met de raadswerkgroep financiën brengen we in beeld hoe de huidige P&C-cyclus werkt. Daarbij hebben we aandacht voor de betrokkenheid van de gehele raad bij het maken van de kadernota, de planning en de toegevoegde waarde van de 1e en 2e Berap in de huidige vorm. Dit kan betekenen dat de huidige P&C-cyclus aangepast gaat worden in 2024.
In de bedrijfsvoering krijgen we in 2024 ook een aantal “nieuwe” taken en ontwikkelingen die we invoeren en die bijdragen aan een aanscherping in onze bedrijfsvoering. Het gaat om:
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college een verantwoording over rechtmatigheid afgeven. Tot en met 2022 geeft de accountant een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de financiële gegevens in de jaarrekening. Eigenlijk verschuift de verantwoording over rechtmatigheid van de accountant naar het bestuur van de gemeente. De accountant rapporteerde over de rechtmatigheid in zijn verslag van de jaarrekeningcontrole. In de jaarrekening 2023 wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering licht het college deze rechtmatigheidsverantwoording conform wetgeving toe.
Wet open overheid
Per 1 mei 2022 bestaat de nieuwe Wet open overheid (Woo). Die vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Met de Woo willen we de overheid meer en beter toegankelijk maken. De Woo zorgt ervoor dat iedereen overheidsinformatie kan vinden en inzien. Het doel is dat wij zelf informatie openbaar maken, behalve als er een wettelijke grond is om dit (nog) niet te doen.
De Woo verplicht overheidsorganisaties om, naast informatieverstrekking op verzoek (passief), ook uit eigen beweging informatie openbaar te maken (actief). De aankomende jaren zal de Woo in fases worden ingevoerd. Denk daarbij aan verplichte onderdelen zoals actieve openbaarheid en informatiehuishouding.
Omgevingswet
De Omgevingswet gaat per 1 januari 2024 in. Deze wet biedt gemeenten de mogelijkheid om met duidelijkere regels de leefomgeving meer in samenhang in te richten. Het biedt daarnaast meer ruimte voor lokaal maatwerk en moet leiden tot een betere en snellere besluitvorming en meer duidelijkheid voor burgers en bedrijven. Dit vraagt ook om anders te werken en is een veranderopgave voor zowel ambtelijke organisatie, als bestuur als raad.
De noodzakelijke voorbereidingen zijn uitgevoerd en mocht het nodig zijn, dan heeft er in 2023 besluitvorming plaatsgevonden. Het gaat hier om een zeer ingewikkelde (systeem) wijziging, die zeker in 2024 om veel leermomenten en evaluatie zal vragen. Die wijziging raakt niet alleen onze eigen ambtelijke organisatie en bestuur maar ook onze samenwerkingspartners, derde partijen en het bedrijfsleven. We zijn druk bezig met de voorbereiding, maar er zijn nog veel onduidelijkheden die waarschijnlijk pas in 2023 precies ingevuld kunnen en moeten worden.
Informatieveiligheid
Informatiebeveiliging en Privacy
In Ommen houden onder andere de volgende rollen zich bezig met informatiebeveiliging en privacy:
- Chief Information Security Officer (CISO)
- Functionaris Gegevensbescherming (FG)
- Priviacy Officer (PO)
Deze individuele rollen werken nauw samen omdat informatiebeveiliging en privacy met elkaar in verbinding staan. Steeds vaker is aandacht nodig voor digitale veiligheids- en privacyvraagstukken.
Wet- en regelgeving
Voor informatiebeveiliging is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) een leidende regeling. Hierin staan verschillende normen op het gebied van informatiebeveiliging. De BIO betreft één basislijn voor alle bestuursorganen van de Nederlandse overheid. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de leidende wetgeving op het gebied van privacy. Deze wet gaat over bepalingen voor (de waarborging van) zowel privacy als informatiebeveiliging.
ENSIA
De gemeentebrede zelfevaluatie ENSIA (Eenduidige Normatief Single Information Audit) over informatieveiligheid wordt ook de komende jaren weer uitgevoerd. De ENSIA is de basis van de horizontale verantwoording over de informatieveiligheid binnen Gemeente Ommen, die het college van B&W jaarlijks aflegt aan de gemeenteraad.
Inkoop & aanbesteding
Met inkoop & aanbesteding werken we samen met SSC Ons. Hiermee zetten we in op de verdere professionalisering van het totale inkoop- en aanbestedingsbeleid, zoals dat voor alle partners is ingezet en wordt uitgevoerd. De algemene inkoopvoorwaarden worden actueel gehouden, goed contractmanagement en -beheer worden verder vormgegeven en door datagedreven werken, wordt een spendanalyse gemaakt voor beter inzicht in de inkoop.
Interbestuurlijk toezicht (IBT)
Provincie Overijssel houdt interbestuurlijk toezicht op de domeinen:
- financiën
- Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht)
- Wro (Wet ruimtelijke ordening)
- informatie- er archiefbeheer
- huisvesting statushouders
- erfgoed
De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen informatie voor het totaalbeeld. De bevindingen worden weergegeven met (stoplicht)kleuren. Uit het beeld 2023 blijkt dat Ommen 'groen' scoort op het totaalbeeld en op alle afzonderlijke domeinen. Dit betekent dat de gemeente voor alle domeinen voldoet aan de in het kader gestelde voorwaarden.