Bedrijfsvoering gaat primair over alle werkzaamheden die plaats vinden als ondersteuning van de primaire processen waarmee de doelstellingen uit de programma’s van de gemeente worden gerealiseerd. In onze organisatie besteden we de nodige primaire processen uit aan derden, ook bedrijfsvoeringstaken, of we doen deze in samenwerking. In deze paragraaf richten we ons op; dienstverlening, organisatieontwikkeling, personeel, inkoop en aanbesteding, communicatie en participatie, financiën, IBT, uitbestede taken, juridische zaken en informatieveiligheid.
Dienstverlening
Dienstverlening is een belangrijk onderdeel van het coalitieakkoord 2022. In 2023 zijn verdere stappen gemaakt om de dienstverlening te verbeteren. Om te werken met eenduidige normen is in maart 2023 een nieuw kwaliteitshandvest vastgesteld. Hierin zijn onze normen over onze dienstverlening opgenomen. De naleving hiervan wordt periodiek gemonitord en er worden acties ondernomen als de dienstverlening achter blijft. In de A3 / pentekening van de organisatieontwikkeling is dienstverlening een belangrijk onderdeel van de organisatie en de bedrijfsvoering. Het betreft hier onder meer de continue aandacht voor werkprocessen en kwaliteit van onze communicatie via alle kanalen. Dit geldt ook voor onze samenwerkingspartners die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. In 2023 is ook een breed integraal inwonerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Gemiddeld scoort de gemeente een 7. Dit zien wij als een goed vertrekpunt om de dienstverlening nog verder te verbeteren, omdat er op een aantal punten zeker verbeteringen zijn aan te brengen. Deze krijgen in de komende periode dan ook extra aandacht.
Organisatieontwikkeling
In 2023 is het vervolg gegeven aan het in 2022 ingezette traject van de “verfijning” van de organisatie. Een belangrijke basis hiervoor is het meerjarig onderzoek over onze organisatie door de Radboud universiteit welke in 2023 is afgerond. In het A3 plan en de pentekening is het proces van de verdere ontwikkelingen en de succesfactoren (doelstellingen) opgenomen met meetbare indicatoren die behaald moeten worden. Het betreft hier ontwikkelingen die gelijktijdig worden uitgevoerd met de verder overdracht van taken. In 2023 zijn op basis van ons model de eerste stappen gemaakt naar de overdracht van taken van de gemeente Hardenberg naar andere dienstverleners ultimo 01 januari 2025.
Personeel
In 2023 is overeenkomstig de planning een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten hiervan laten een positief beeld zien. Ook daar waar een benchmark mogelijk is scoort Ommen goed. Geconstateerde aandachtspunt is met name gericht op opleidingsmogelijkheden. Hier was in de begroting 2023 en de pentekening al voorzien door extra budget en tijd vrij te maken om hier meer aandacht aan te kunnen besteden. De kernorganisatie 4.0 (drie clusters) bestaat op dit moment uit 58 Fte, daarnaast zijn er nog 12,74, Fte werkzaam in de carrousel en het tijdelijk team SDT bestaat uit 21,02 Fte (inclusief young professionals).
In toenemende mate is er sprake van het werken in deeltijd. Naast deze medewerkers worden er Fte ingehuurd op projectbasis in specifieke projecten.
Inkoop en aanbesteding
Voor wat betreft inkoop en aanbesteding laten we ons sinds 2021 ondersteunen door shared service center ONS. Eind 2022 is ons inkoopbeleid geactualiseerd en geharmoniseerd met het beleid van de andere partners van ONS. In 2023 is het proces/werkwijze van inkoop nog verder vorm gegeven.
Communicatie en participatie
Met het vaststellen van het participatiebeleid en het participatie is een zorgvuldig proces afgerond waarmee de kaders voor de Ommer participatie zijn vorm gegeven. Ondertussen is in diverse projecten participatie ingezet (kindplein Oost, Verkeersstructuur), maar wordt er ook meer aandacht besteed aan communicatie/informatie over maatschappelijke ontwikkelingen, zoals bijeenkomsten op het gebied van energie en de omgevingswet.
Financiën
Het financieel beleid is in 2023 gecontinueerd. De P&C cyclus waaronder de kadernota, programmabegroting en bestuursrapportages hebben aandacht gekregen om te komen tot een beter leesbaar document. In 2023 is de werkgroep financiën uit de raad weer opgestart en is er een raadsproces gestart om eerder kaders te kunnen stellen voor de kadernota in het zogeheten perspectiefgesprek.
Interbestuurlijk toezicht (IBT)
De provincie Overijssel houdt interbestuurlijk toezicht op de domeinen Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en erfgoed. De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het totaalbeeld. De bevindingen worden weergegeven met (stoplicht)kleuren. Op 16 april 2024 heeft het college van Gedeputeerde Staten van Overijssel de totaalbeelden voor alle Overijsselse gemeenten vastgesteld. Ommen scoort 'groen' op het totaalbeeld en op alle afzonderlijke domeinen. Dit betekent dat de gemeente voor alle domeinen voldoet aan de in het kader gestelde criteria.
Werkzaamheden uitbesteed of in samenwerking
Op basis van onze filosofie besteden we veel werkzaamheden uit aan andere partijen om onze kwaliteit en kwetsbaarheid te kunnen borgen. Sturing houden we doordat beleid en regie in onze kernorganisatie belegd is. Naast werkzaamheden die wij sinds 2019 bewust uit besteden zijn er ook al langer samenwerkingsvormen waar we onderdeel van uitmaken.
|
Partij |
Werkzaamheden |
Organisatievorm |
|
GBLT |
Heffing belastingen |
WGR |
|
Gemeente Hardenberg |
Beheer en beleid openbaar gebied |
DVO |
|
Gemeente Hardenberg |
ICT |
DVO |
|
Gemeente Hardenberg |
Gegevensbeheer |
DVO |
|
Gemeente Hardenberg |
Backoffice sociaal domein |
DVO |
|
Gemeente Twenterand |
Publiekzaken (Burgerzaken) |
DVO |
|
Rova |
Afvalinzameling |
Deelneming |
|
GGD |
Geestelijke gezondheid |
WGR |
|
Omgevingsdienst (Milieu) |
Uitvoering milieutaken |
WGR |
|
Omgevingsdienst (Bouw) |
Uitvoering omgevingswet aspect bouw |
DVO |
|
RSJ |
Uitvoering taken jeugdwet |
Bedrijfsvoering GR |
|
Ons |
P&O salarisadministratie en inkoop |
DVO |
|
Veiligheidsregio IJsselland |
Brandweerzorg, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening |
WGR |
|
Vrieling |
Verzekeringen |
Samenwerking op contractbasis |
|
EFK |
Fiscale advisering gemeente |
Samenwerking op contractbasis |
Wet open overheid (Woo)
Sinds 1 mei 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen door de Wet open overheid (Woo). De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter en makkelijker vindbaar is.
De Woo regelt dat iedereen een verzoek om informatie kan indienen. Daarnaast verplicht de Woo ons om actief informatie openbaar te maken uit 11 informatie categorieën. Deze verplichtingen zijn nog niet in werking getreden, maar worden gefaseerd ingevoerd. Om de Woo te implementeren werken we aan de hand van het VNG implementatieplan. In 2023/2024 brengen wij de digitale informatiehuishouding in beeld en bekijken we welk platform we kunnen gebruiken om zaken actief openbaar te maken op moment dat dit vanuit de Woo een harde verplichting wordt. Daarnaast zijn wij aangesloten op de landelijke Woo-index. Deze index verwijst naar alle documenten die al door bestuursorganen op het internet zijn gepubliceerd.
Hierna wordt kort verslag gedaan over de Woo-verzoeken die in 2023 zijn binnen gekomen.
In 2023 zijn er 52 Woo verzoeken ingediend. De verzoeken hebben vooral betrekking op informatie omtrent ontwikkelingen die spelen in nabijheid van de woon- of leefomgeving van de verzoekers.
Vergelijking cijfers met voorgaande jaren, op basis van de Wob en Woo:
2020: 21 verzoeken
2021: 40 verzoeken
2022: 36 verzoeken
Termijnen
In de Woo geldt een beslistermijn van vier weken na ontvangst van het verzoek. De Woo geeft de mogelijkheid om een beslissing op het verzoek te verdagen met twee weken. In 2023 is 18 keer verdagingsbrief opgesteld. De gemiddelde doorlooptijd van de verzoeken bedroeg in 2023 6,46 weken.
Informatieveiligheid
In het digitale tijdperk worden gegevens (data) steeds belangrijker. Met gegevens kunnen namelijk doelstellingen, zoals ketensamenwerking worden behaald en kan de gemeente een hoogwaardig niveau van dienstverlening bieden richting de inwoner. Data wordt steeds gevoeliger naarmate er meer van wordt verzameld en verwerkt. Dit maakt beveiliging van data noodzakelijk. Daarom heeft de VNG een normenkader ontwikkeld, namelijk de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Door aan de BIO te voldoen wordt een basisniveau van informatiebeveiliging binnen de gemeentelijke organisatie neergezet. De gemeente Ommen werkt met een PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) om zo de BIO gestructureerd te implementeren.
GAP-analyse
Een onderdeel van de PDCA-cyclus is het uitvoeren van een GAP-analyse. Hierin wordt de BIO gespiegeld aan de huidige situatie bij de gemeente Ommen zodat de stand van zaken opgemaakt kan worden. De GAP-analyse is begin 2024 uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat er een bescheiden voortgang is geboekt op de implementatie van de maatregelen vanwege tijdelijke vervanging van de CISOpersonele wisselingen. Ommen loopt gelijk op in vergelijking met gemeente van vergelijkbare grootte.
Actieplan informatieveiligheid
Uit de GAP-analyse zijn een aantal maatregelen gekomen die nog deels of volledig geïmplementeerd moeten worden. Deze zijn geprioriteerd en in een actieplan gezet. Hiermee is een compact groepje maatregelen geselecteerd waaraan in 2024 gewerkt kan worden.
Verantwoording (ENSIA)
Zoals elk jaar is ook in 2023 verantwoording afgelegd over het voorgaande jaar wat betreft informatieveiligheid. Dit wordt gedaan door middel van de ENSIA-methodiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Hieruit is gebleken dat gemeente Ommen aan alle normen voldoet voor wat betreft DigiD, Suwinet, BAG en BGT. De BRO blijft nog achter. Dit komt omdat deze basisregistratie betrekkelijk nieuw is en er nog maar weinig gegevens bevat. Gemeenten mogen daarom een groeipad toepassen voor de implementatie van beveiligingsmaatregelen. Hiermee is voor de BRO progressie geboekt en een basis gelegd voor de verdere implementatie van beveiligingsmaatregelen in het komende jaar.
Beveiligingsincidenten
In 2023 zijn zeven incidenten aangemeld waarbij sprake was van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Deze incidenten zijn allemaal onderzocht. In twee gevallen was er sprake van een groot risico voor de privacy van betrokkenen en was er dus sprake van een datalek. Dit datalek is gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Waar mogelijk zijn ook maatregelen genomen om vergelijkbare nieuwe incidenten te voorkomen. De implementatie van deze maatregelen wordt structureel gevolgd.
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2023 neemt het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Door de raad is de nota rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. In deze nota is vastgelegd dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geeft op alle afzonderlijke afwijkingen van rechtmatigheid voor zover deze de grens van € 35.000 hebben overschreden en door de raad niet als acceptabele afwijkingen zijn geduid. Aangezien de raad de begroting op taakveldniveau vaststelt, kan het totaal van de afzonderlijke afwijkingen niet meer zijn dan het verschil van de werkelijkheid versus begroting na begrotingswijzigingen op taakveldniveau. Naast de toelichting geeft het college eveneens aan welke maatregelen worden genomen om deze onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.
De geconstateerde afwijkingen betreffen :
|
Begrotingscriterium |
Bedragen x €1.000 |
|---|---|
|
1A. Overschrijding lasten programma’s |
€ 11.814 |
|
1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) |
€ 836 |
|
2. Ongeautoriseerde reservemutaties |
- |
|
3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld |
- |
|
Totaal begrotingsonrechtmatigheden |
€ 12.650 |
|
4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid. |
-/- € 12.174 |
|
5.Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden |
€ 476 |
|
|
|
|
Voorwaardencriterium |
|
|
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed |
€ 185 |
|
Grondverkopen niet in overeenstemming met grondprijsbeleid |
€ 46 |
|
|
|
|
M&O criterium |
|
|
Geen bevindingen. |
- |
|
|
|
|
Totaal van onrechtmatigheden |
€ 707 |
|
|
|
|
Verantwoordingsgrens vastgesteld door de raad (%) |
3% |
|
Totaal lasten inclusief toevoegingen aan de reserves |
€ 74.145 |
|
Verantwoordingsgrens in € |
€ 2.224 |
Toelichting
De totale onrechtmatigheid van € 707.000 bestaat uit de volgende onrechtmatigheden. In onderstaand overzicht is eveneens opgenomen welke maatregelen er zijn genomen om deze fouten in de toekomst te voorkomen.
Begrotingscriterium - Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)
De totale omvang van de overschrijding op investeringsbudgetten (kredieten) bedraagt € 836.000. Deze onrechtmatigheid kwalificeert als bruto afwijking in de rechtmatigheidsverantwoording.
In boek- en kalenderjaar 2024 is het investeringskrediet ‘Kindplein Oost’ beschikbaar gesteld. De kosten welke in 2023 op het krediet zijn verantwoord hebben betrekking op aanloopkosten in verband met start bouwactiviteiten (€ 178.000). Het investeringskrediet (budget) was in boek- en kalenderjaar 2023 nog niet door de raad beschikbaar gesteld, waardoor deze als onrechtmatig is aangemerkt.
Middels een raadsbesluit is een deel van de vervanging van de riolering ten laste van de voorziening riolering gebracht (€ 360.000). Het restant van de overschrijding (€ 178.000) is als zijnde onrechtmatig aangemerkt. Daarnaast zijn er diverse overschrijdingen op kredieten kleiner dan € 35.000 (voor in totaal € 120.000) en liggen daarmee beneden de rapportagegrens zoals opgenomen in de financiële verordening. De totale omvang van het resterende saldo aan begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 476.000 (€ 120.000 + € 178.000 + € 178.000).
Om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen zullen investeringskredieten eerder beschikbaar worden gesteld, zodat (aanloop)kosten rechtmatig op het juiste krediet kunnen worden verantwoord.
Voorwaardencriterium - Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed
- De kosten met betrekking tot het onderhoud en het leveren van (openbare) verlichting en armaturen zijn onrechtmatig. Deze overeenkomst is in het verleden afgesloten en lag onder de Europese aanbestedingsgrens. De afgelopen jaren is meer van deze leverancier afgenomen, waardoor de totale kosten over de periode 2020 tot en met 2023 de Europese aanbestedingsgrens overstijgen met € 94.099. Dit bedrag is onrechtmatig. In 2024 zal het onderhoud en het leveren van (openbare) verlichting en armaturen worden aanbesteed.
- inhuur van een Kwaliteitsmedewerker Schuldhulpverlening is in 2023 - net als in voorgaande jaren - onderhands verlengd. Cumulatief zit het inhuurcontract boven de Europese aanbestedingsgrens, waardoor deze mede gezien de omvang Europees had moeten worden aanbesteed. Dit leidt tot een onrechtmatigheid van € 91.333. In 2024 zal de procedure voor inhuur verder worden aangescherpt en zal nagenoeg alle inhuur via SSC ONS worden gecontracteerd.
Voorwaardencriterium - Grondverkopen niet in overeenstemming met grondprijsbeleid
De grondverkopen in 2023 zijn niet voor alle verkopen in overeenstemming met het gemeentelijke grondprijsbeleid. Op basis van de akte van levering, de nota van afrekening alsook de verkoopovereenkomst bedraagt de verkoopprijs per m2 inclusief btw, terwijl dit op basis van het gemeentelijke grondprijsbeleid exclusief btw dient te bedragen. Dit heeft zich voorgedaan binnen de exploitaties ‘Haven Oost’ en ‘Vlierlanden’ en leidt tot een onrechtmatigheid van € 46.000.
Om een dergelijke fout in de toekomst te voorkomen zal het vier-ogen principe op het opstellen van de akte van levering alsook de verkoopovereenkomst worden ingesteld. Daarnaast zal met een checklist worden gewerkt teneinde de juiste verkoopprijs (per m2) in overeenstemming met het gemeentelijke grondprijsbeleid te kunnen bepalen. Tot slot zal het gemeentelijke grondprijsbeleid (tijdig) worden geactualiseerd.