Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om alle ondersteunende werkzaamheden die helpen om de doelen van gemeentelijke programma’s te bereiken. In onze organisatie besteden we verschillende primaire processen en bedrijfsvoeringstaken uit aan externe partijen of voeren we deze uit in samenwerking. In deze paragraaf bespreken we de belangrijkste thema’s: dienstverlening, organisatieontwikkeling, personeel, inkoop en aanbesteding, communicatie en participatie, financiën, IBT, uitbestede taken, juridische zaken en informatieveiligheid.

Dienstverlening

Een goede dienstverlening staat aan de basis van iedere gemeente. In Ommen is het een belangrijk speerpunt in het coalitieakkoord. In 2024 hebben we verdere stappen gezet om onze dienstverlening te verbeteren. We werken aan duidelijke en eenduidige normen en serviceafspraken die zijn opgenomen in ons kwaliteitshandvest. Ook de monitoring van onze dienstverlening is verder ontwikkeld. Wanneer de dienstverlening achterblijft, nemen we gerichte maatregelen om deze te verbeteren.

2024 heeft voor een belangrijk deel in het teken gestaan van de overdracht van werkzaamheden van de gemeente Hardenberg naar andere uitvoeringspartners. Continueren en borgen van onze dienstverlening is hierbij een belangrijk onderdeel. Ook ons niveau van dienstverlening is een belangrijk onderdeel van de aanbesteding en de contractrelatie. Om zeker bij kwetsbare taken (zoals uitvoering taken sociaal domein) hebben we zorggedragen voor een “warme overdracht” waarbij we eerder gestart zijn met de overdracht van taken zodat onze inwoners hier bijna niets van merken. Hierbij hoort ook een gerichte communicatie aanpak. De kwartiermaker participatie is gestart met het verder inrichting en vormgeven van ons participatiekader waaronder trainingen voor medewerkers.

We werken continu aan het optimaliseren van werkprocessen en de kwaliteit van onze communicatie via alle kanalen. Hierbij dragen we zorg voor goede afstemming met onze samenwerkingspartners die namens ons werkzaamheden uitvoeren.

Organisatieontwikkeling

Veel van de actiepunten uit de pentekening/A3 zijn ingezet in 2024. Dit betreft onder meer het verder inrichten van het controlemechanisme, maar ook individuele en groepsontwikkeltrajecten. Gestart is met het maken van individuele werkplannen voor medewerkers. Met de overdracht van ICT-taken naar Shared Service Center ONS (SSC Ons) is er een grote operatie geweest waaronder het omzetten van de kantoorautomatisering. Dit alles tegelijk met de overdracht van taken van de gemeente Hardenberg naar andere externe dienstverleners. Dit en borging van de dienstverlening naar onze inwoners heeft in voorkomende gevallen prioriteit. Speerpunt in organisatieontwikkeling is en blijft de dienstverlening in de brede zin van het woord. We hebben geconstateerd dat bij de overdracht van taken ook kansen ontstaan om de dienstverlening verder te optimaliseren door met kortere lijnen te werken. De aanbevelingen uit het gehouden inwonerstevredenheidsonderzoek (resultaten in 2024 bekend) waarin we goed scoorden zijn gebruikt om de dienstverlening te optimaleren onder meer door een plan van aanpak dienstverlening 2.0. Belangrijke aandachtspunten voor dienstverlening waren met name de snelheid van reageren in een aantal domeinen en intern de “slips” in de bestuurlijke procesgang. Met het verder inrichten van de huisstijl krijgt Ommen ook een positievere “look and feel” die onze bezoekers waarderen. We investeren in opleidingen en ontwikkeling van medewerkers zowel individueel- als groepsniveau.

Personeel

In 2024 is extra aandacht besteed aan de aandachtspunten uit het in 2023 gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek. Dit hebben we gedaan door meer aandacht te besteden aan de mogelijkheden voor opleidingen. Daar is ook gebruik van gemaakt. Het lukt vacatures in te vervullen, maar voor een aantal vacatures is eerst tijdelijke inzet nodig om de continuïteit van dienstverlening en goede overdracht te waarborgen. Door de arbeidsmarktkrapte, die we vooral bij een aantal specifieke functies merken, zijn sommige vacatures minder snel in te vullen. In de praktijk lijkt Ommen een interessante werkgever. Het ziektepercentage in 2024 bedroeg 6,58%. Dat is relatief hoog, maar dat cijfer wordt vooral veroorzaakt door een beperkt aantal medewerkers die zeer langdurig ziek zijn (5,53%).

We beschikken over een mooi mix van leeftijdscohorten in de organisatie:

Naast de normale in- en uitstroom is in 2024 gestart met de werving van de beleidsvacatures die tot 01-01-2025 vanuit Hardenberg (dienst openbaar gebied) werden verzorgd (in het eerste kwartaal 2025 succesvol ingevuld). Ook is er in 2024 besloten om per 2025 extra budget beschikbaar te stellen om de robuustheid van de eigen organisatie te vergroten.

 De gemeente Ommen heeft momenteel geen ondernemingsraad. Ondanks meerdere oproepen is het helaas niet gelukt om hiervoor voldoende enthousiaste collega’s te krijgen. In 2025 gaan wij opnieuw een oproep doen. Tot die tijd worden alle zaken in het concernoverleg besproken, waaraan alle collega’s kunnen deelnemen.

 Inkoop en aanbesteding

Wij werken samen met het shared service center ONS (SSC-ONS) voor complexe inkoop en aanbestedingen. Dat is onderdeel van onze deelname aan de WGR. Kleine aanbestedingen doen we soms zelf. In 2024 zijn ook nog een aantal aanbestedingen uitgevoerd door de gemeente Hardenberg voor zaken die binnen de dienstverleningsovereenkomst vallen. In totaal hebben we veel aanbestedingsprocedures doorlopen, ook door de overstap naar nieuwe uitvoeringspartners en de voorbereiding op het overgangsjaar 2025. Dit procedures in cijfers:

Financiën

In 2024 hebben we het financiële beleid voortgezet. We hebben extra aandacht besteed aan de P&C-cyclus, waaronder de kadernota, programmabegroting en bestuursrapportages. We hebben deze documenten beter leesbaar en toegankelijker gemaakt. Nieuw in de P&C-cyclus is de pilot van het perspectiefgesprek. In dit gesprek geeft de raad richting aan het college voor het opstellen van de kadernota. Dit proces is in 2024 geëvalueerd en zal ook de komende jaren worden voortgezet. Daarbij nemen we de ervaringen van 2024 mee in het proces.

Interbestuurlijk toezicht (IBT)

De provincie Overijssel houdt toezicht op verschillende domeinen, waaronder Financiën, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), de Wet ruimtelijke ordening (Wro), Informatie- en archiefbeheer, Huisvesting van statushouders en Erfgoed. De bevindingen per domein worden samengevoegd tot een totaalbeeld, dat wordt weergegeven met stoplichtkleuren.

In 2024 heeft het college van Gedeputeerde Staten van Overijssel de totaalbeelden voor alle gemeenten vastgesteld. Ommen heeft op het totaalbeeld ‘groen’ gekregen, maar dat geldt niet voor alle afzonderlijke domeinen. Het domein archief krijgt naar alle waarschijnlijkheid het oordeel oranje. Aanleiding hiervoor zijn geconstateerde onvolkomenheden in naar de collectie over te dragen archief onder meer op het gebied van openbaarheidsvereisten en de mogelijk onjuiste vernietiging van een archief na digitaliseren. We verwachten dat we met een goed plan van aanpak en de benodigde inzet we de groene status in 2025 weer kunnen krijgen.

Werkzaamheden uitbesteed of in samenwerking

Op basis van onze bedrijfsvoeringsfilosofie besteden we veel werkzaamheden uit aan andere partijen. Dat doen we om onze kwaliteit te waarborgen en onze kwetsbaarheid als kleine gemeente te verminderen. We behouden de regie doordat beleid en sturing binnen onze kernorganisatie zijn belegd.

Naast de werkzaamheden die we sinds 2019 bewust (gefaseerd) uitbesteden, zijn er ook al langer samenwerkingsvormen waarin we participeren. In 2024 is de definitieve beëindiging van een samenwerking gerealiseerd, en zijn de werkzaamheden die voorheen door de gemeente Hardenberg werden uitgevoerd, ondergebracht bij andere partijen. Een (beperkt) deel van deze werkzaamheden is intern gehouden.

Het overzicht van de sinds 2019 uitbestede werkzaamheden is als volgt:

Frauderisicoanalyse

In 2024 is er een frauderisicoanalyse vastgesteld door het college. Met de frauderisicoanalyse wordt invulling aan het (verder) optimaliseren van het integrale (fraude)risicomanagement. In 2024 is er een frauderisicoanalyse uitgevoerd en zijn er geen fraudegevallen geconstateerd.

Informatieveiligheid

In het digitale tijdperk worden gegevens (data) steeds belangrijker. Met gegevens kunnen namelijk doelstellingen, zoals ketensamenwerking worden behaald en kan de gemeente een hoogwaardig niveau van dienstverlening bieden richting de inwoner.

Data wordt steeds gevoeliger naarmate er meer gegevens worden verzameld en verwerkt. Dit maakt beveiliging van data noodzakelijk. De gemeente Ommen werkt daarom met een PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) om zo informatieveiligheid continu te verbeteren. En om te voldoen aan het normenkader voor informatieveiligheid voor gemeenten, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Door aan de BIO te voldoen wordt een basisniveau van informatiebeveiliging binnen de gemeentelijke organisatie neergezet.

Beëindiging samenwerking met gemeente Hardenberg

Het jaar 2024 stond in het teken van het einde van de samenwerking tussen gemeente Hardenberg en Ommen. Hieruit zijn verschillende werkzaamheden gekomen voor informatieveiligheid, zoals:

• De overgang van gemeente Hardenberg naar een nieuwe ICT-dienstverlener;
• de migratie van databases van gemeente Hardenberg naar nieuwe dienstverleners;
• het zoeken naar verschillende nieuwe partijen om diensten uit te voeren.

 Voor deze en andere werkzaamheden is informatieveiligheid heel belangrijk en is het team Informatiebeveiliging en Privacy nauw betrokken geweest.

 Verandering in wet- en regelgeving

 Gezien de toenemende digitalisering en andere internationale ontwikkelingen, is er ook nieuwe wet- en regelgeving bijgekomen of is oude wet- en regelgeving aangepast. Zo is op het gebied van informatieveiligheid de Europese richtlijn ‘NIS2’ opgesteld. In Nederland wordt de NIS2-richtlijn geïmplementeerd in de vorm van de Cyberbeveiligingswet (Cbw). Deze wet wordt in 2025 van toepassing. 2024 was dan ook het jaar om hierop voor te sorteren. Daarom zijn veel werkzaamheden verricht om aan deze wet te voldoen. Een voorbeeld hiervan is het inventariseren van Operationele Technologiesystemen (OT-systemen).

 GAP-analyse

Een onderdeel van het managementsysteem voor informatieveiligheid is het uitvoeren van een GAP-analyse. Hiermee wordt de BIO gespiegeld aan de huidige situatie bij de gemeente Ommen. De GAP-analyse is begin 2024 uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat er een bescheiden voortgang is geboekt op de implementatie van de maatregelen. Ommen loopt gelijk op in vergelijking met gemeenten van vergelijkbare grootte.

Uit de GAP-analyse is een aantal maatregelen gekomen die nog voor een deel of volledig geïmplementeerd moeten worden. Deze zijn geprioriteerd en in een actieplan gezet. Hiermee is een compact groepje maatregelen geselecteerd waar in 2024 aan is gewerkt.

Verantwoording (ENSIA)

Zoals elk jaar is ook in 2024 verantwoording afgelegd over het voorgaande jaar wat betreft informatieveiligheid. Dit wordt gedaan door middel van de ENSIA-methodiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Deze methode begint met een zelfevaluatie. Hieruit is gebleken dat gemeente Ommen aan alle normen voldoet voor Suwinet, BAG, BGT en BRO. Voor DigiD voldoen twee normen niet bij één aansluiting. De reden hiervoor is dat de hostingpartij hier niet aan voldoet. Hiervoor is een heraudit uitgevoerd waarbij aan alle normen zal zijn voldaan. Het vervolg van de ENSIA-methode is een audit voor DigiD en Suwinet.

Beveiligingsincidenten

In 2024 heeft de gemeente Ommen 13 beveiligingsincidenten gehad. Van deze incidenten zijn er 5 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als datalek. Waar mogelijk zijn ook maatregelen genomen om vergelijkbare nieuwe incidenten te voorkomen. De implementatie van deze maatregelen wordt structureel gemonitord.

Evenementenvergunningen

Melding klein evenement

Er zijn 19 meldingen ontvangen voor kleine evenementen. Dit zijn evenementen waarvoor geen vergunning nodig is. Volgens de APV dient de aanvrager een melding 15 werkdagen voor een evenement gemeld te hebben. 2 meldingen zijn niet op tijd gemeld, maar wel in behandeling genomen. Alle meldingen zijn afgehandeld voordat het evenement heeft plaatsgevonden. De gemiddelde doorlooptijd van een melding was 22 werkdagen.

Evenementenvergunning

Volgens de APV dient er binnen acht weken na datum van ontvangst van een aanvraag op een evenementenvergunning beslist te worden. De termijn kan met 8 weken worden verlengd naar 16 weken.

Hierbij wordt verschil gemaakt in type evenementen. In Ommen vinden er 2 typen evenementen plaats: A-evenement en B- evenement. Bij een A-evenement gaat het om een kleinschalige evenementen, die geen noemenswaardige risico's met zich mee en vereisen weinig tot geen advies van hulpdiensten. Bij een B-evenement gaat het om een middelgroot evenement. Deze evenementen kunnen mogelijk meer risico's met zich meebrengen, waardoor vaak aanvullende veiligheidsmaatregelen noodzakelijk zijn. Voor B-evenementen is extra tijd nodig omdat de aanvraag vaak complexer is. En ook dient de aanvraag naar alle adviesdiensten (politie, brandweer, GHOR, verkeer) verstuurd te worden in verband met advies.

In 2024 zijn er 34 aanvragen voor evenementenvergunningen voor type A evenementen verleend. De gemiddelde doorlooptijd was 55 dagen, 8 weken. 5 vergunningen zijn één week voor aanvang van het evenement verleend. 3 hiervan waren ook 7 weken of minder voor aanvang van het evenement ingediend. Niet alle vergunningen zijn gepubliceerd. Tussen publicatie en het verlenen van een evenement zit gemiddeld 10 dagen. 1 vergunning is gepubliceerd nadat het evenement heeft plaatsgevonden.

Er zijn 26 aanvragen voor evenementenvergunningen voor type B evenementen verleend in 2024. In deze aantallen zitten ook een aantal grote evenementen die plaats vinden op verschillende dagen in het seizoen. Deze dagen worden in één vergunning aangevraagd. De gemiddelde doorlooptijd was 83 dagen, 11,8 weken. Dit heeft te maken met één aanvraag welke een jaar van tevoren is ingediend. En voor de start van het evenement is verleend. Anders was de gemiddelde doorlooptijd 68 dagen, 9,7 weken. 6 vergunningen zijn één week voor aanvang van het evenement verleend. 3 hiervan waren ook 6 weken of minder voor aanvang van het evenement ingediend. Niet alle vergunningen zijn gepubliceerd. Tussen publicatie en het verlenen van een evenement zit gemiddeld 6 dagen. 1 vergunning is gepubliceerd op datum van evenement.

Verklaring van geen bezwaar

Er zijn 16 verklaringen van geen bezwaar afgegeven. Dit zijn evenementen waarvoor de vergunningplicht in een andere gemeente ligt, maar waarvoor wij een verklaring van geen bezwaar moeten afgegeven. Denk aan bijvoorbeeld wielertochten die door onze gemeenten rijden. Alle verklaringen zijn afgehandeld voordat het evenement heeft plaatsgevonden. De gemiddelde doorlooptijd van deze verklaring is 28,5 werkdagen.

Proces vergunningverlening

In 2024 is een avond georganiseerd met evenementenorganisatoren, hulpdiensten en de gemeente. Tijdens deze avond zijn gesprekken gevoerd over onder andere het proces rondom vergunningverlening. Hierbij zijn een aantal verbeterpunten benoemd om het proces te verbeteren. Enkele maatregelen zijn hierin al genomen.Eén daarvan was bijvoorbeeld het aanvraagformulier, dit formulier is nu digitaal in te vullen door de organisatoren.

In 2025 gaan we ons evenementenbeleid herzien en kijken ook hoe het vergunning proces nog verder verbeterd kan worden. Het doel hierbij is ook om de doorlooptijd van de behandeling van aanvragen om vergunning te verkorten.

Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording

In de financiële verordening heeft de raad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 35.000 (rapporteringsgrens) in de paragraaf bedrijfsvoering nader worden toegelicht. In onderstaande toelichting zal worden ingegaan op de bevindingen met betrekking tot het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten, in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende deelprogramma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. Alle bevindingen die hier op toezien zijn opgenomen in onderstaand overzicht. Vervolgens worden de bevindingen toegelicht vanaf € 35.000 welke niet in de financiële verordening als ‘acceptabel/passend binnen het beleid’ zijn aangemerkt. Naast de toelichting geeft het college eveneens aan welke maatregelen worden genomen om deze fouten in de toekomst te voorkomen.

De inhoudelijke toelichting bij de begrotingsoverschrijdingen op programmaniveau zijn opgenomen in het hoofdstuk ‘Programma’s’.

 Begrotingscriterium - Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

De totale omvang van de overschrijding op investeringsbudgetten (kredieten) bedraagt € 460.000. Deze onrechtmatigheid kwalificeert als bruto afwijking in de rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zoals vastgelegd in het normenkader en hebben betrekking op de aspecten recht, hoogte en duur.

Onderstaand is per bevinding met een totale omvang boven € 35.000 euro aangegeven wat de bevinding betreft en welke verbeteracties zijn ingezet om bevindingen in de toekomst te voorkomen:

 A. Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed: De financiële rechtmatigheidsfouten zijn ontstaan doordat inkoopdossiers met uitgaven boven de wettelijke aanbestedingsdrempels niet tijdig Europees zijn aanbesteed. Bij alle uitgaven boven de € 1.000 euro is de standaard procedure dat door de budgethouder een inkoopstartformulier wordt ingevuld. Hierdoor wordt de afdeling inkoop van het Shared Service Centrum Ons voorafgaand ingeschakeld en kan een advies uitbrengen over onder andere het type procedure dat dient te worden gevolgd.

Daarnaast monitoren we dit halfjaarlijks achteraf door middel van een spendanalyse. Opgemerkt hierbij is dat geconstateerde aanbestedingsfouten vaak een langdurig effect hebben, omdat de onderliggende contracten veelal meerdere jaren betreffen.

 Uit de controle op de aanbestedingen blijkt verder dat het interne inkoopbeleid, o.a. gebaseerd op gids proportionaliteit, in voldoende mate is nageleefd.

 Om rechtmatigheidsfouten in het kader van Europese aanbestedingen in de toekomst te voorkomen zijn de kosten met betrekking tot het onderhoud en het leveren van (openbare) verlichting en armaturen met ingang van 1 januari 2025 aanbesteed, waardoor deze onrechtmatigheid niet door zal lopen in boek- en kalenderjaar 2025. Daarnaast zal de procedure voor inhuur verder worden aangescherpt en zal nagenoeg alle inhuur via Shared Service Centrum Ons worden gecontracteerd.

 Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Op 7 november 2023 is door het college van burgemeester en wethouders het nieuwe beleid hierop vastgesteld welke in is gegaan per 1 januari 2023.

 We hebben één bevinding met betrekking tot het M&O criterium, deze wordt onderstaand toegelicht:

A. WMO - Rolstoelen: Bij M&O gaat het om derden die (bewust of onbewust) misbruik of oneigenlijk gebruik maken van onze (gemeentelijke) regelingen. Bij de verstrekking van voorzieningen in het kader van de WMO (rolstoelen) is geconstateerd dat de toegekende voorziening niet meer in het bezit is van de cliënt. Daarbij zijn onterecht bedragen aan de aanbieder(s) van de rolstoel betaald (€ 323). Verhoudingsgewijs is dit een klein bedrag ten opzichte van de totale verstrekte voorzieningen. Gezien het feit dat de betreffende fout voortkomt uit een deelwaarneming, hebben wij de financiële rechtmatigheidsfout geëxtrapoleerd naar de totale populatie rolstoelen in het kader van de WMO.

 De signalen over deze onrechtmatigheden komen achteraf bij ons binnen. Er zijn diverse controlemaatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik in dit proces tegen te gaan, echter deze bovenstaande oorzaken vallen buiten onze beïnvloeding sfeer.