Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering omvat alle ondersteunende werkzaamheden die bijdragen aan het realiseren van de doelen van de gemeentelijke programma’s. Binnen onze organisatie worden verschillende primaire processen en bedrijfsvoeringstaken uitgevoerd in samenwerking met externe partijen of aan hen uitbesteed. In deze paragraaf gaan we in op de belangrijkste thema’s binnen de bedrijfsvoering: dienstverlening, organisatieontwikkeling, personeel, inkoop en aanbesteding, communicatie en participatie, financiën, IBT, uitbestede taken, juridische zaken en informatiebeveiliging.

Dienstverlening

Goede dienstverlening vormt de basis van het functioneren van een gemeente en is essentieel voor het vertrouwen van inwoners en partners. Daarom blijven we werken aan verdere verbetering van onze dienstverlening.
In 2025 zijn we gestart met nieuwe dienstverleners. Daarbij lag de nadruk op het versterken van de dienstverlening aan inwoners. Daarnaast is een centraal meldpunt ingericht voor meldingen in de buitenruimte. Externe dienstverleners werken volgens de door ons vastgestelde servicenormen.
We blijven onze werkprocessen en communicatie via alle kanalen verbeteren. Daarbij zorgen we voor goede afstemming met samenwerkingspartners die namens de gemeente werkzaamheden uitvoeren.
Bij het beheer van de buitenruimte ontvangen we regelmatig positieve signalen. Ook op andere taakvelden zien we verbeteringen. De monitoring van de servicenormen is verder versterkt. Hieruit blijkt dat met name bij piekbelasting extra aandacht nodig is voor de dienstverlening. Wanneer blijkt dat de dienstverlening niet voldoet aan de afgesproken normen, treffen we passende maatregelen.

Organisatieontwikkeling

In 2025 lag de nadruk van de organisatieontwikkeling op de samenwerking met nieuwe uitvoerende partijen. Ondanks een goede voorbereiding vraagt de praktische inrichting van de samenwerking in de dagelijkse praktijk veel inzet en tijd.
Hierdoor is minder aandacht besteed aan de verdere ontwikkeling van de eigen kernorganisatie. Een aantal trainingen en opleidingen is daarom uitgesteld.
Een belangrijk aandachtspunt binnen de organisatieontwikkeling blijft het versterken van de dienstverlening in brede zin. Functies die door één medewerker worden vervuld blijven kwetsbaar, zowel voor de uitvoering van taken als voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. Door het vertrek van een medewerker en het uitvallen van opvolgende vervangers lag bijvoorbeeld binnen het taakveld financiën de prioriteit bij het realiseren van de P&C-cyclus. Hierdoor is de verdere doorontwikkeling van de P&C-cyclus tijdelijk naar de achtergrond geschoven.

Personeel

Het lukt over het algemeen om vacatures te vervullen. In een aantal gevallen is eerst tijdelijke inzet nodig om de continuïteit van de dienstverlening en een goede overdracht te waarborgen. Door de krapte op de arbeidsmarkt, met name bij enkele specialistische functies, kost het soms meer tijd om vacatures in te vullen.

De praktijk laat zien dat Ommen een aantrekkelijke werkgever is. Het ziekteverzuim bedroeg in 2025 ruim 3%. Binnen een kleine organisatie kan het ziekteverzuim relatief sterk fluctueren, vooral wanneer sprake is van langdurig zieke medewerkers.

De organisatie kent een evenwichtige opbouw van leeftijdscohorten:

De beleidsvacatures die tot 1 januari 2025 vanuit Hardenberg (dienst Openbaar Gebied) werden ingevuld, zijn in 2025 succesvol vervuld.

Daarnaast is in 2025 gestart met de werving voor een ondernemingsraad. Dit heeft geleid tot voldoende kandidaten, waardoor vanaf begin 2026 een ondernemingsraad actief zal zijn.

Inkoop en aanbesteding

Wij werken samen met het shared service center ONS (SSC-ONS) voor complexe inkoop en aanbestedingen. Dat is onderdeel van onze deelname aan de WGR. Kleine aanbestedingen doen we soms zelf. In 2024 zijn ook nog een aantal aanbestedingen uitgevoerd door de gemeente Hardenberg voor zaken die binnen de dienstverleningsovereenkomst vallen. In totaal hebben we veel aanbestedingsprocedures doorlopen, ook door de overstap naar nieuwe uitvoeringspartners en de voorbereiding op het overgangsjaar 2025. Dit procedures in cijfers:

Financiën

In 2025 heeft de organisatie als gevolg van personele wisselingen de prioriteit moeten leggen bij het tijdig realiseren van de benodigde P&C-producten. Hierdoor is de beoogde doorontwikkeling van de P&C-cyclus in dat jaar niet gerealiseerd.

Een aanvullende factor was dat de begroting 2025 nog niet volledig kon worden gebaseerd op de nieuwe contractpartners waarmee vanaf 2025 wordt samengewerkt. Een deel van deze wijzigingen heeft bovendien gedurende het jaar plaatsgevonden, waardoor bijstellingen noodzakelijk waren.

Ondanks deze omstandigheden heeft de gemeente voor 2025 opnieuw een positieve beoordeling ontvangen in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT).

Interbestuurlijk toezicht (IBT)

De provincie Overijssel houdt toezicht op verschillende domeinen, waaronder Financiën, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), de Wet ruimtelijke ordening (Wro), Informatie- en archiefbeheer, Huisvesting van statushouders en Erfgoed. De bevindingen per domein worden samengevoegd tot een totaalbeeld, dat wordt weergegeven met stoplichtkleuren.

In 2025 heeft het college van Gedeputeerde Staten van Overijssel de totaalbeelden voor alle gemeenten vastgesteld. Ommen heeft op het totaalbeeld ‘groen’ gekregen, maar dat geldt niet voor alle afzonderlijke domeinen. Het domein archief krijgt naar alle waarschijnlijkheid het oordeel oranje. We verwachten dat we met een goed plan van aanpak en de benodigde inzet we de groene status in 2026 weer kunnen krijgen.

Werkzaamheden uitbesteed of in samenwerking

Op basis van onze bedrijfsvoeringsfilosofie besteden we veel werkzaamheden uit aan andere partijen. Dat doen we om onze kwaliteit te waarborgen en onze kwetsbaarheid als kleine gemeente te verminderen. We behouden de regie doordat beleid en sturing binnen onze kernorganisatie zijn belegd.

Vanaf 1 januari 2025 worden allen werkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig ons model. Een (beperkt) deel van deze werkzaamheden is intern gehouden.:

Frauderisicoanalyse

In 2024 is er een frauderisicoanalyse vastgesteld door het college. Met de frauderisicoanalyse wordt invulling aan het (verder) optimaliseren van het integrale (fraude)risicomanagement. In 2025 zijn er geen fraudegevallen geconstateerd.

Informatieveiligheid

De Informatiebeveiligingsdienst (IBD) ziet voor gemeenten toenemende bedreigingen. De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) stelt vast dat er een scheefgroei is tussen de digitale dreiging en de weerbaarheid van organisaties. De gremia van de Europese Unie hebben dit ook erkend en hebben daarom tot een vernieuwde beveiligingsrichtlijn besloten: de Network and Information Security Directive 2 (NIS2). In Nederland wordt deze richtlijn geïmplementeerd in de Cyberbeveiligingswet (Cbw). Naar aanleiding van deze nieuwe wet- en regelgeving is de ‘oude’ Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), aangescherpt tot de BIO2 (normenkader voor informatieveiligheid) met hierin eisen vanuit de Cbw en de ISO 27001. De belangrijkste pijler hierin is het ‘risicobeheer’. Gemeenten moeten risico’s voor informatieveiligheid (hierna: risico’s) inventariseren, evalueren en beheersen door passende maatregelen te nemen. In de BIO2 staan deze maatregelen beschreven.

Risicoregister

Om risico’s te beheersen is een risicoregister opgezet. Hiermee heeft de gemeente Ommen overzicht over de risico’s die de gemeentelijke organisatie loopt. Deze risico’s zijn beoordeeld en worden naar mate van prioriteit behandeld, hoge risico’s eerst. Op basis hiervan worden maatregelen genomen waarna de risico’s worden geëvalueerd. Dit gaat door totdat een risico afdoende is beheerst. Zo worden de meest prangende zaken als eerste opgepakt.

Wet- en regelgeving

Naast de risico’s heeft de gemeente Ommen verplichtingen uit wet- en regelgeving, de BIO2 en de Cbw. Deze verplichtingen worden op twee manieren opgepakt. Ten eerste loopt dit gelijk op met het beheersen van risico’s. De maatregelen die naar aanleiding hiervan zijn genomen, komen overeen met wat de wet- en regelgeving eist. Met elke maatregel die is genomen, voldoet de gemeente Ommen meer aan de wet- en regelgeving.

Ten tweede is er periodiek een analyse uitgevoerd. Hierin is de BIO2 gespiegeld aan de huidige situatie bij de gemeente Ommen. Uit de resultaten valt op te maken in hoeverre er wordt voldaan aan het normenkader en waar er eventueel bijgestuurd moet worden.

Jaarplan

Er is een jaarplan opgezet voor informatieveiligheid en privacy. Het risicoregister, wet- en regelgeving en casuïstiek uit de alledaagse praktijk zijn input voor dit plan. De functionarissen voor informatieveiligheid en privacy bepalen samen de planning waarna dit wordt besproken met de gemeentesecretaris. Ook wordt jaarlijks aangegeven in hoeverre de planning is gehaald en wat eventueel op het plan van het jaar daarop komt te staan.

Overgang naar andere IT-dienstverlener

Het afgelopen kalenderjaar stond voor een groot deel in het teken van de overgang van de gemeente Hardenberg naar Share Service center ONS als IT-dienstverlener. Naast de nodige technische migraties hield dit ook in dat voor verschillende processen andere dienstverleners gezocht moesten worden. Om de veiligheid van data te waarborgen is informatieveiligheid vroeg aangehaakt in aanbestedingen en contractvorming.

Beveiligingsincidenten

In 2025 zijn zestien incidenten aangemeld waarbij sprake was van een inbreuk op de informatiebeveiliging. Deze incidenten zijn allemaal onderzocht en behandeld. In vier gevallen was er sprake van een inbreuk op persoonsgegevens en was er dus sprake van een datalek. Dit datalek is gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Waar mogelijk zijn ook maatregelen genomen om vergelijkbare nieuwe incidenten te voorkomen. De implementatie van deze maatregelen wordt structureel gevolgd.

Evenementenvergunningen

Melding klein evenement

Er zijn in 2025 21 meldingen gedaan voor een klein evenement. Dit zijn evenementen waarvoor geen vergunning nodig is. Volgens de APV dient de aanvrager een melding 15 dagen werkdagen voor een evenement gemeld te hebben.

Evenementenvergunning

Volgens de APV dient er binnen acht weken na datum van ontvangst van een aanvraag op een evenementenvergunning beslist te worden. De termijn kan met 8 weken verlengd worden naar 16 weken. Hierbij wordt verschilgemaakt in type evenementen. In Ommen vinden er 2 typen evenementen plaats A-evenement en B-evenement. Bij een A-evenement gaat het om kleinschalige evenementen, die geen noemenswaardige risico’s met zich mee brengen en vereisen weinig tot geen advies van hulpdiensten. Bij een B-evenement gaat het om een middelgroot evenement. Deze evenementen kunnen mogelijk meer risico’s met zich meebrengen, waardoor vaak aanvullende veiligheidsmaatregelen noodzakelijk zijn. Voor B-evenementen is extra tijd nodig omdat de aanvraag complexer is. En ook dient de aanvraag naar alle adviesdiensten (politie, brandweer, GHOR, verkeer) verstuurd worden in verband met advies.

In 2025 zijn er 50 aanvragen voor een evenementenvergunning voor type A evenementen verleend. Er zijn 23 aanvragen voor evenementenvergunningen voor type B evenementen verleend in 2025. In deze aantallen zitten ook een aantal grote evenementen die plaats vinden op verschillende dagen in het seizoen. Deze worden in één vergunning aangevraagd. Alle vergunningen zijn verleend voordat het evenement is gestart. Wel is bij enkele aanvragen door doorlooptijd van 8 weken (reguliere termijn Algemene wet bestuursrecht) overschreden, aangezien overleg plaatsgevonden heeft met de organisatoren. Alle vergunningen zijn in 2025 gepubliceerd.

Verklaring van geen bezwaar

Er zijn 12 verklaringen van geen bezwaar afgegeven. Dit zijn evenementen waarvoor de vergunningplicht in een andere gemeente ligt, maar waarvoor de gemeente Ommen een verklaring van geen bezwaar moet afgeven. Denk aan bijvoorbeeld wielertochten die door de gemeente Ommen rijden. Alle verklaringen zijn afgehandeld voordat het evenement heeft plaatsgevonden.

Proces vergunningverlening

In 2024 en 2025 zijn avonden georganiseerd met organisatoren over evenementen, hulpdiensten en de gemeente. Tijdens deze avonden zijn gesprekken gevoerd over andere het proces rondom vergunningverlening. Hierbij zijn een aantal verbeterpunten benoemd om het proces te verbeteren. In 2025 is de beleidsregel evenementen Ommen 2025 vastgesteld en ook de wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening met betrekking tot evenementen. De uitkomsten van deze gesprekken zijn hierin verwerkt. Doel was de dienstverlening richting organisatoren te verbeteren en processen te verduidelijken. Na wijziging van de APV (deze is door de gemeenteraad geamendeerd) moet de beleidsregel aangepast worden. Dit gebeurd in Q1 van 2026.

Rechtmatigheidsverantwoording

In de financiële verordening heeft de raad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 35.000 (rapporteringsgrens) in de paragraaf bedrijfsvoering nader worden toegelicht. In onderstaande toelichting zal worden ingegaan op de bevindingen met betrekking tot het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten, in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee

samenhangende deelprogramma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. Alle bevindingen die hier op toezien zijn opgenomen in onderstaand overzicht. Vervolgens worden de bevindingen toegelicht vanaf € 35.000 welke niet in de financiële verordening als ‘acceptabel/passend binnen het beleid’ zijn aangemerkt. Naast de toelichting geeft het college eveneens aan welke maatregelen worden genomen om deze fouten in de toekomst te voorkomen.

De inhoudelijke toelichting bij de begrotingsoverschrijdingen op programmaniveau zijn opgenomen in het hoofdstuk ‘Programma’s’.

Begrotingscriterium - Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

De totale overschrijding op investeringsbudgetten (kredieten) bedraagt € 84.000. Deze overschrijding betreft het totaal aan geconstateerde fouten op de investeringen, waarbij de individuele kredietoverschrijdingen onder de rapportagegrens van € 35.000 blijven. De totale overschrijding wordt desalniettemin als onrechtmatigheid aangemerkt en bruto opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zoals vastgelegd in het normenkader en hebben betrekking op de aspecten recht, hoogte en duur.

Onderstaand is per bevinding met een totale omvang boven € 35.000 euro aangegeven wat de bevinding betreft en welke verbeteracties zijn ingezet om bevindingen in de toekomst te voorkomen:

A.     Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed: De financiële rechtmatigheidsfouten zijn ontstaan doordat inkoopdossiers met uitgaven boven de wettelijke aanbestedingsdrempels niet tijdig Europees zijn aanbesteed. Bij alle uitgaven boven de € 1.000 euro is de standaard procedure dat door de budgethouder een inkoopstartformulier wordt ingevuld. Hierdoor wordt de afdeling inkoop van het Shared Service Centrum Ons voorafgaand ingeschakeld en kan een advies uitbrengen over onder andere het type procedure dat dient te worden gevolgd.

Daarnaast monitoren we dit halfjaarlijks achteraf door middel van een spendanalyse. Opgemerkt hierbij is dat geconstateerde aanbestedingsfouten vaak een langdurig effect hebben, omdat de onderliggende contracten veelal meerdere jaren betreffen.

Uit de controle op de aanbestedingen blijkt verder dat het interne inkoopbeleid, o.a. gebaseerd op gids proportionaliteit, in voldoende mate is nageleefd.

Om rechtmatigheidsfouten in het kader van Europese aanbestedingen in de toekomst te voorkomen moeten de kosten met betrekking tot de gemeentepublicaties in 2026 worden aanbesteed. Daarnaast zal de procedure voor inhuur verder worden aangescherpt en zal nagenoeg alle inhuur via Flextender lopen.

B.      Onjuiste grondverkoop: Er is in 2025 een kavel verkocht waarbij niet het juiste bedrag voor de grond is gehanteerd. Het proces van facturatie bij grondverkoop is aangescherpt. Voortaan vindt er een verplichte 'vier-ogen-controle' plaats waarbij de berekende prijs expliciet wordt getoetst aan de meest actuele grondprijzenbrief voordat de levering bij de notaris plaatsvindt.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het

voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Op 7 november 2023 is door het college van burgemeester en wethouders het nieuwe beleid hierop vastgesteld welke in is gegaan per 1 januari 2023.

We hebben geen bevindingen met betrekking tot het M&O criterium.